Почему важны встречи с подчиненными один на один и как сделать их эффективнее?
В суете ежедневных задач встреча один на один с подчиненным может показаться пустой тратой времени, а для некоторых управленцев вообще — некомфортным и неестественным действием. Согласно исследованию Humu, каждый четвертый руководитель вообще не встречается со своими сотрудниками в индивидуальном порядке. К сожалению, подчиненные, лишенные таких бесед, с большей вероятностью покинут компанию. Пропуск встреч один на один экономит время, но снижает доверие и сплоченность внутри коллектива и может привести к увеличению оттока сотрудников и снижению командных результатов.
Как сделать встречи один на один эффективнее?
1. Встречаться чаще.
Люди, беседующие с руководителями один на один еженедельно, боятся их на 17% меньше, чувствуют себя на 12% более успешными в работе и ощущают на 20% меньше беспокойства и по сравнению с теми, у кого такие встречи происходят реже.
2. Согласовывать, что вы оба хотите получить от встречи.
Чувство беспокойства, неловкости или страха от бесед один на один часто возникают из несоответствия ожиданий. Чтобы сделать встречи более спокойными и эффективными, менеджеры должны выявлять ожидания сотрудников от совместной работы и предпочтительные области обратной связи: построение личных связей, карьерный рост, коучинг и т.д.
3. Поощрять двустороннее определение повестки дня.
Многие руководители либо не готовятся к личным встречам, либо составляют план за несколько минут. Разговор становится разрозненным, цели не достигаются. Руководитель должен сделать разговор простым и последовательным, уделяя внимание темам, важным для сотрудника.
Чтобы разработать структуру повестки, можно сосредоточиться на 5 вопросах:
- Какие у вас успехи? Что идет хорошо? Это момент для саморефлексии сотрудника и признания его заслуг.
- Где я могу помочь? Этот вопрос выявляет приоритеты для обратной связи, проблематику и уровень согласованности совместной работы.
- Что у вас сейчас в приоритете? Регулярное согласование приоритетов помогает скорректировать работу сотрудника: помочь ему проранжировать текущие задачи и выявить его долгосрочные потребности в развитии.
- Есть ли что-нибудь, что вы хотели бы мне сообщить? Это помогает руководителю выявлять проблемы до их возникновения, решать их на раннем этапе и оказывать сотруднику своевременную поддержку.
- Как вы себя чувствуете вне работы? Включение тем, выходящих за рамки работы, помогает наладить взаимопонимание и доверие.
Подчиненные должны иметь право добавлять в повестку дня свои пункты. Это позволяет им получить то, что им нужно, и дает понять, что они также несут ответственность за эффективность встреч один на один.
4. Сосредоточиться на результатах, а не на процессе.
Вопросы «Что вы делаете сегодня?» или «Как вы это делаете?» скорее свойственны микроменеджменту и делают беседу похожей на допрос. Вместо этого следует изначально дать сотруднику четкую цель и позволить достичь ее наиболее разумным для него способом. Беседы один на один нужно использовать для выявления затруднений и совместного поиска решений. Это создает для сотрудника комфортное пространство для экспериментов, ошибок и улучшений.
5. Выполнять действия, вытекающие из разговора.
Руководители ожидают этого от подчиненных, но сами не всегда несут ответственность за свои слова и обещания. Руководитель во время встречи с сотрудником должен фиксировать установленные договоренности и обязательно их выполнять.
© MIT Sloan Management Review: «Five Ways to Make Your One-on-One Meetings More Effective», Jessica Wisdom, Ph.D., is a cofounder of Humu.
Если у вас есть вопросы, напишите – и мы вам перезвоним:
